Secrétaire de direction

L’association COFTeN (Centre d’Orientation et de Formation aux Technologies Numériques) est active dans l’insertion socio-professionnelle à Bruxelles depuis plus de 35 ans. Nous offrons des formations qualifiantes de 15 mois à des demandeurs d’emploi peu qualifiés, dans les domaines de l’informatique (technicien & support PC/réseau) ou de la bureautique (aide comptable ou employé administratif). Et nous les accompagnons ensuite pour trouver du travail.

Vos missions principales

• Accueillir les visiteurs et les orienter vers le service ou la personne concernée ;
• Répondre au téléphone, filtrer et transmettre les communications, prendre note des messages et assurer le suivi si nécessaire ;
• Rédiger des courriers et des PV de réunion pour la direction ;
• Gérer le courrier entrant et sortant (papier et électronique) ;
• Gérer le stock de fournitures de timbres, de fournitures et de petit matériel de bureau ;
• Réaliser des analyses de prix en collaboration avec le comptable pour l’achat de matériel et passer les commandes;
• Assurer le classement informatique et papier des documents administratifs relatifs au centre ;
• Effectuer le suivi opérationnel de la paie;
• Contribuer à l’organisation des réunions (location de salles, boissons et en-cas…) ;
• Effectuer le travail administratif lié aux inscriptions, aux présences et aux contrats des stagiaires à l’aide des bases de données internes et externes (Corail, RPE) ;
• Collecter et classer méthodiquement des documents électroniques en vue de l’établissement des dossiers de justification aux pouvoirs subsidiants ;
• Etc…

Profil attendu

• Vous avez une formation en secrétariat de direction (minimum bachelier) et/ou vous disposez d’une expérience pertinente dans le domaine ;
• Vous avez une maîtrise des logiciels et outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Vous êtes méthodique et ordonné ;
• Vous avez le sens de la communication ;
• Vous possédez une bonne orthographe ;
• Vous aimez prendre des initiatives ;
• Vous avez un sens de l’organisation ;
• Vous avez une fibre sociale incontestable ;
• Vous êtes proactif et vous appréciez travailler de façon autonome mais dans un esprit collaboratif.

Nous vous offrons

• Un contrat à durée indéterminée pour une entrée en fonction le 3 janvier 2024 (voir un peu avant) ;
• Un horaire à temps plein de 38h/semaine ;
• Un salaire suivant le barème de la CP 329.02 (échelle 4.1 ou 4.2 si universitaire) avec valorisation totale de l’ancienneté dans les secteurs reconnus par la CP 329 et éventuellement de l’expérience dans le privé sous certaines conditions (et sur présentation des attestations de service)
• Des frais de transport public remboursés à 100%
• L’occasion de rejoindre une équipe accueillante et solidaire et de travailler pour une association stable, reconnue dans le secteur de l’insertion socio-professionnelle et membre d’un large réseau associatif.

Modalités pour postuler

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer sans délai par e-mail à l’adresse : recrutement@coften.be, à l’attention de Monsieur Jean Christophe GREGOIRE, Directeur, avec en objet la mention « CDI SECRETAIRE ».